Procedure

Het kwaliteitslabel is van onbepaalde duur en hoeft dus maar eenmaal aangevraagd te worden. Zolang de collectiebeherende cultureelerfgoedorganisatie
voldoet aan de voorwaarden [6], behoudt de organisatie haar label.

De kwaliteitslabels worden jaarlijks toegekend. In grote lijnen verloopt de procedure als volgt:

• Uiterlijk 15 januari bezorg je het Departement Cultuur, Jeugd en Media de aanvraag via de online toepassing KIOSK [7]. 
• Uiterlijk 1 februari meldt het Departement of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is.
• Uiterlijk 1 juni bezorgt het Departement een gemotiveerd advies aan de minister. Dit advies is gebaseerd op:
  • een onderzoek van het departement  i.s.m. experten uit een pool van deskundigen, inclusief een plaatsbezoek, met de bedoeling om de werking van de erfgoedbibliotheek door te lichten en te toetsen aan de voorwaarden
  • een overleg van het Departement met de gemeente of, voor organisaties uit het tweetalige gebied Brussel-hoofdstad, de Vlaamse Gemeenschapscommissie
• Uiterlijk 1 juli beslist de minister op basis van de adviezen die ze krijgt over het al dan niet toekennen van het kwaliteitslabel.
• Uiterlijk 15 juli verneemt je de beslissing van de minister.

Een erfgoedbibliotheek die een kwaliteitslabel krijgt toegekend wordt door het Departement opgenomen in het register van erkende collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties [8]. Meteen na de toekenning mag de erfgoedbibliotheek, onder voorwaarden, het label en het daarbij behorende herkenningsteken [9] gebruiken.

Voorwaarden en criteria

Algemene voorwaarden

Volgens het Cultureel-erfgoeddecreet van 2021 moet elke collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie die een kwaliteitslabel wil behalen en behouden, voldoen aan de volgende ontvankelijkheidsvoorwaarden:

1. beheerd worden door een publiekrechtelijke of een privaatrechtelijke rechtspersoon zonder winstgevend doel
2. haar zetel en haar werking hebben in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad
3. tijdig een aanvraag indienen

Daarnaast moet de collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie

1. beschikken over een collectie cultureel erfgoed die voldoende belangrijk wordt geacht door een cultureel-erfgoedgemeenschap om daarvoor een cultureelerfgoedwerking uit te voeren, bijvoorbeeld omwille van de onderlinge samenhang en profiel, de verbanden en de context, de mogelijke uniciteit of de materiële waarde van de collectie
2. een permanente organisatie zijn
   1. ten dienste van de gemeenschap en haar ontwikkeling
   2. die toegankelijk is voor het publiek

Specifieke criteria

Van een erfgoedbibliotheek verwacht men dat die alle functies uitvoert volgens de hedendaagse praktijk en theorie van de informatie- en bibliotheekwetenschap. 

De erfgoedbibliotheek moet bovendien beschikken over het eigendomsrecht van de kern van de collectie of genotsrecht ervan gedurende minimaal 15 jaar. Is de organisatie een privaatrechtelijke rechtspersoon, dan moet in de statuten de onvervreemdbaarheid en de bestemming van de collectie bij ontbinding expliciet zijn ingschreven.

Verder zijn de volgende criteria zijn van toepassing voor de toekenning en het behoud van een kwaliteitslabel:

1. de vijf erfgoedfuncties uitvoeren op een basisniveau vanuit een visie op cultureelerfgoedwerking. Daarvoor worden voor het cultureel erfgoed aangepaste, algemeen aanvaarde internationale standaarden gehanteerd en kwaliteitsvolle werkvormen en -methoden toegepast
   • herkennen en verzamelen
   • behouden en borgen
   • onderzoeken
   • presenteren en toeleiden
   • participeren
2. een professionele cultureelerfgoedwerking uitvoeren met een schaalgrootte en reikwijdte met minstens een lokale betekenis
   • Personeel en vrijwilligers
   • Samenwerken
   • Deontologische code
3. over een adequate infrastructuur beschikken voor de uitvoering van de functies, met minimaal
   • ​​​​​​​Presentatie- en publieksruimte
   • Ruimte voor depot en behoud en beheer
   • Ruimte voor wetenschappelijk onderzoek
4. een degelijk zakelijk beleid voeren zodat er voldoende garanties zijn voor het in de toekomst blijven bestaan van de collectiebeherende organisatie en voor de uitvoering van de functies, zoals
   
   • ​​​​​​​Visie en doelstellingen
   • Aansturing door bestuursorgaan of bevoegd gezag
   • Organisatiestructuur met duidelijke afspraken over procedures en bevoegdheden
   • Personeels- en verloningsbeleid afgestemd op de schaalgrootte van de organisatie
   • Stabiele financiële basis en gezond financieel beleid
   • Zorg voor eigen archief

Advies en informatie

Informatie van de overheid

Op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media [10] van de Vlaamse Overheid vind je alle benodigde informatie om een aanvraag in te dienen. Om je aanvraag 'in het klad' voor te bereiden kan je het aanvraagformulier ook downloaden [11].

Voor meer informatie kan je terecht op cultureelerfgoed@vlaanderen.be [12] (inhoudelijke vragen) of op kiosk@vlaanderen.be [13] (technische vragen rond het indienen via KIOSK).

Advies door de Vlaamse Erfgoedbibliotheken

De Vlaamse Erfgoedbibliotheken begeleidt en ondersteunt instellingen en organisaties die het kwaliteitslabel willen aanvragen bij hun aanvraag. We namen hiertoe de volgende initiatieven:

• De organisatie van een infosessie
  Op onze website vind je de presentatie [14] die het Departement Cultuur, Jeugd en Media op 11 juni 2010 gaf op het Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken.
• De opmaak van een handige leidraad
  Deze geeft toelichting bij de vragen in het aanvraagformulier en bevat nuttige tips om die te beantwoorden. De leidraad kan je op eenvoudig verzoek verkrijgen.

Begeleiding door FARO en de Vlaamse Erfgoedbibliotheken

FARO en de Vlaamse Erfgoedbibliotheken organiseren bij voldoende vraag een begeleidingstraject voor organisaties die overwegen om een kwaliteitslabel aan te vragen. Via deze collegagroep kunnen ze met de hulp van (ervarings)deskundigen ingaan op vragen en uitdagingen die ze ontmoeten bij het invullen van het aanvraagformulier. Neem hiervoor contact op met de expert collecties [15].

Enkele algemene tips

• Neem eerst het aanvraagformulier volledig aandachtig door vooraleer je begint met het formuleren van de antwoorden. Sommige onderwerpen worden immers meermaals en vanuit een verschillende invalshoek bevraagd.
• Antwoord ter zake en vermijd om in herhaling te vallen. Verwijs eventueel naar bijlagen of eerder gegeven antwoorden.
• Het is belangrijk dat je de acties en initiatieven die je vermeldt kadert binnen je visie en beleid.
• Vergeet niet om alle essentiële zaken te vermelden. Realisaties, initiatieven en plannen die niet in het aanvraagdossier zijn neergeschreven kunnen niet worden beoordeeld.
• Geef zoveel mogelijk recente voorbeelden maar grijp indien nodig of relevant gerust terug naar zaken die verder in het verleden werden georganiseerd of aangepakt.
• Bij een negatief antwoord is het aangeraden om kort toe te lichten wat de reden of oorzaak is en – indien van toepassing – aan te geven welke stappen in de nabije toekomst worden genomen om hieraan tegemoet te komen.
• Toets je antwoord telkens af aan de criteria [6].

Erkenningsteken

Alleen een collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie die een kwaliteitslabel kreeg toegekend, mag de naam “door de Vlaamse overheid erkende erfgoedbibliotheek” dragen en het onderstaande (h)erkenningsteken gebruiken.

Het erkenningsteken wordt op een goed zichtbare plaats aangebracht aan de hoofdingang van de erkende erfgoedbibliotheek. De Vlaamse Gemeenschap verwacht dat een erfgoedbibliotheek die een kwaliteitslabel ontvangt, in alle gedrukte en digitale communicatie alsook bij elke mededeling, verklaring, publicatie en presentatie het erkenningsteken vermeldt.

Toezicht

Een collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie mag het kwaliteitslabel dragen zolang ze voldoet aan de voorwaarden. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media houdt toezicht op erkende erfgoedbibliotheken op basis van:

• een door de organisatie ingediend jaarverslag dat bestaat uit een beknopt inhoudelijk verslag en een beknopt overzicht van de kosten en opbrengsten (te bezorgen aan cultureelerfgoed@vlaanderen.be [16] als word- of pdf-bestand)
• een evaluatie die minstens eenmaal per vijf jaar wordt gehouden om de werking van de organisatie te toetsen aan de voorwaarden en criteria [6]

Verder verwacht de Vlaamse Gemeenschap dat een erfgoedbibliotheek die een kwaliteitslabel ontvangt, in alle gedrukte en digitale communicatie alsook bij elke mededeling, verklaring, publicatie en presentatie het (h)erkenningsteken [9] vermeldt.

Erkende erfgoedbibliotheken

In Vlaanderen en Brussel zijn er tien door de Vlaamse overheid erkende erfgoedbibliotheken:

[17]	[18]	[19]
Bibliotheek Koninklijk Conservatorium Brussel [17]	Bibliotheek Koninklijk Conservatorium Antwerpen [18]	Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience [19] Antwerpen
[20]	[21]	[22]
Bibliotheek Hasselt Limburg [23]	Openbare Bibliotheek Brugge [21]	Universiteitsbibliotheek Antwerpen [22]
[24]	[25]	[26]
KULeuven Bibliotheken [27]	Universiteitsbibliotheek Gent [25]	KADOC Documentatie- en Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving [26] Leuven
Kunstenbibliotheek [28] & Muziekbibliotheek [29] Gent

Een overzicht van erkende erfgoedbibliotheken, erkende musea en erkende culturele archiefinstellingen vind je in het register van erkende collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties [8] op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Gemeenschap.